Er is voor niemand een ontkomen aan: 25 mei a.s. zullen alle leveranciers van ict-producten een nieuwe verwerkersovereenkomst met de scholen hebben afgesloten. Voor DRP geldt dit ook. In dit artikel geven we aan hoe we dat gaan aanpakken.
Door: Allard Bijlsma
De Rode Planeet is één van de onderschijvers van het www.privacyconvenant.nl. Hierin zitten vrijwel alle bedrijven die it-diensten leveren aan het onderwijs. Deze bedrijven maken gezamenlijk gebruik van één basisdocument, zodat het voor scholen simpel wordt om een en ander te tekenen en te verwerken. Alle partijen zullen hetzelfde document voorleggen, met her en der in de bijlages specifiek afwijkende onderwerpen.
Van ons als DRP kunt u het volgende verwachten:
- Per 1 mei hebben wij een papieren verwerkersovereenkomst 3.0 beschikbaar voor al onze nieuwe klanten. Die gaat gelden voor alle klanten die Quayn gebruiken. Klanten van WinToets krijgen die niet, omdat dit programma op geen enkele wijze persoonsgegevens deelt met ons als leverancier.
- Per 1 mei zijn bij ons intern de afspraken over het omgaan met gegevens van onze klanten nog weer eens verduidelijkt en waar nodig aangescherpt. Als klant moet u er dan wel rekening mee houden dat sommige vormen van helpdeskondersteuning via een ingewikkeldere werkwijze zullen gaan plaatsvinden.
- Uiterlijk 11 mei ontvangen al onze bestaande klanten voor Quayn per post een nieuwe te tekenen verwerkersovereenkomst 3.0, met het verzoek die getekend voor 25 mei te retourneren. Het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling is – als enige – bevoegd verwerkersovereenkomsten te ondertekenen. Alleen het bevoegd gezag kan daarom besluiten om iemand te mandateren om namens deze de verwerkersovereenkomst te tekenen.
- Vanaf 25 mei zullen al onze klanten beschikken over een getekende versie 3.0 van de verwerkersovereenkomst.
- Vanaf 1 mei zullen alle nieuwe klanten al standaard versie 3.0 van de verwerkersovereenkomst krijgen voorgelegd, vooruitlopend op de datum van 25 mei.
- Mochten er na die datum nog klanten zijn, die nog een contract hebben op basis van versie 2.0 van de bewerkersovereenkomst, dan zal met hen zo spoedig mogelijk een overstap naar versie 3.0 worden geregeld.
Voor meer informatie: www.privacyconvenant.nl
